Tietosuojaseloste

Tämä on Urheiluseura Imatran Voiman henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Asiakirja päivitetään vuosittain hallituksen toimesta. Viimeisin päivitys 24.5.2018

Rekisterinpitäjä

Seura toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka ovat toiminnan kannalta oleellisia.

Yhteystiedot:
Imatran Voima 0206494-8
Kotipolku 2, 55120 Imatra
www.urheiluseuraimatranvoima.fi

Rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Seuralle on ensiarvoisen tärkeää suojata jäsenten yksityisyyttä, jonka takia keräämme vain toiminnan kannalta oleellisista tietoja. Tietosuojaselosteessamme on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsitellessä.

Yhteyshenkilö

Imatran Voiman seuratyöntekijä.
Yhteystiedot: www.urheiluseuraimatranvoima.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen perusteella jäsenyys- ja palvelusuhteen mahdollistamiseksi. Lasten ja nuorten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen. Näin ollen alaikäisen lapsen osalta huoltaja täyttää tarvittavat tiedot.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Henkilöiden rekisteröinti
• Kilpailu- ja valmennustoiminnan toteuttaminen
• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• Sähköinen viestintä
• Analysointi ja tilastointi
• Seuran historian tallentaminen
• Seuratoiminnan toteuttaminen ja kehittäminen

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen toiminnan kannalta oleellisia tietoja, kuten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite ja syntymävuosi).
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• Lasten joukkueiden/leirin osalta myös huoltajan yhteystiedot sekä lapsen yhteystiedot sekä terveystiedot, jos ne vaikuttavat toimintaan
• Peli- ja pelaajatilastot
• Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

Lisäksi rekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja: pätevyydet (valmentaja koulutukset, tms), joukkueen kokoonpanot, osallistumiset tapahtumiin, koulutuksiin, kursseille sekä talkoisiin.

Rekisteri sisältää myös suoramarkkinointiluvat- ja kiellot.

Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on jäsenyyden tai palvelusuhteen kannalta tarpeellista. Noudatamme kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä tietojen säilyttämisen osalta. Kirjanpidon- tai muun pakottavan lainsäädännön velvoittamana säilytämme joitakin käyttäjän henkilötietoja kauemmin, myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan suoraan käyttäjältä verkkopalvelimen MyClubin kautta. Kerholaisten/leirien osalta kerätään erilliset henkilötietolomakkeet, jotka hävitetään kun toiminta päättyy.

Tallennettavia tietoja saadaan myös tapaamisista, puhelimitse, sähköpostitse, verkkolomakkeiden, mobiilisovellusten tai kolmannen osapuolen järjestelmien kautta tai muulla vastaavalla tavalla. Lisäksi tietoja saadaan lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Rekisteritietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä toimihenkilöille toiminnan niin vaatiessa.

Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain toiminnan niin vaatiessa. Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistotilassa, johon on pääsy vain hallituksella ja seuratyötekijällä.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu. Henkilöt jotka käsittelevät henkilötietoja allekirjoittavat tietosuojaohjeen.

Imatran Voima hallinnoi jäseniensä tietoja myös kolmannen osapuolen järjestelmien kautta. Järjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa. Rekisterin käyttöä valvoo seuratyöntekijä.

Seuran toimihenkilöt, joiden työtehtävien kannalta henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhdistyksen sähköinen- ja paperiarkisto on virassa olevan hallituksen ja seuratyöntekijän vastuulla.

Tiedot henkilöiden osallistumisista valmennuksiin, peleihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin tai muihin seuran järjestämiin tilaisuuksiin ovat seuran eri vastuu- ja toimihenkilöiden käytössä järjestelytehtävien ajan. Tietoja käsitellään tarvittaessa sähköisesti myös kolmannen osapuolen järjestelmissä sekä paperiversioina tapahtumapaikoilla.

Imatran Voiman virassa olevalla hallituksella sekä seuratyöntekijällä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsentietoihin.

Hallituksen jäsenet, vastuu- ja toimihenkilöt sekä seuratyöntekijä on saanut ohjeistuksen tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on EU-tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Lisäksi henkilöillä on oikeus pyytää poistamaan, rajoittamaan tai vastustamaan henkilötietojensa käsittelyä. Kaikista edellä mainituista tulee lähettää kirjallisesti pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Seura voi kieltäytyä toteuttamasta edellä mainittua pyyntöä laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinoinnin osalta.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.